E-Rechnung im Mittelstand: Pflichten verstehen, Prozesse sauber aufstellen
Die meisten Betriebe scheitern nicht am Dateiformat, sondern am Weg der Rechnung durch das Unternehmen. Wir sortieren erst den Prozess, dann die Technik.
Zuletzt aktualisiert am · Herausgeber: Basix IT GmbH
Was aktuell gilt
Stand: August 2026. Die Angaben sind eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
- Empfang: Inländische Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen seit Januar 2025 empfangen können.
- Ausstellung: Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2026.
- Kleinere Umsätze: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro reichen die Übergangsregeln für die Ausstellung bis Ende 2027.
Welche Regel für Sie greift, hängt von Umsatz, Rechnungsarten und Geschäftsbeziehungen ab. Lassen Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrer Steuerberatung prüfen, bevor Sie Prozesse festschreiben. Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich die Lage ändert.
Fünf Stationen statt einer Formatfrage
Eine Rechnung ist erst dann erledigt, wenn sie geprüft, freigegeben, abgelegt und übergeben ist. Das Format entscheidet darüber, ob eine Rechnung ankommt, nicht darüber, ob sie im Betrieb sauber weiterläuft.
Empfang
Ein definierter Eingangskanal statt verstreuter Postfächer. Jede eingehende Rechnung landet nachvollziehbar an einer Stelle.
Validierung
Formale Prüfung auf Pflichtangaben und Lesbarkeit, dazu der Abgleich mit Bestellung oder Auftrag. Fehler fallen früh auf, nicht erst bei der Zahlung.
Freigabe
Klare Zuständigkeiten und Vertretungen. Wer prüft sachlich, wer gibt frei, ab welchem Betrag entscheidet die Geschäftsführung?
Archivierung
Ablage mit Zugriff, Suchbarkeit und festgelegten Aufbewahrungsfristen. Die konkreten Anforderungen stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Übergabe
Ein geregelter Weg in die Buchhaltung und zur Steuerberatung, damit am Monatsende nichts zusammengesucht werden muss.
Wie DigiBasiX dabei hilft
Unsere Lösung auf Dolibarr-Basis bildet die kaufmännischen Abläufe ab, in die der Rechnungsweg eingebettet ist.
Angebot, Auftrag, Leistung und Rechnung liegen in einem System, sodass die kaufmännischen Vorgänge zusammenhängen und der Rechnungsversand nach XRechnung und ZUGFeRD daran anschließt.
Ein sauberer E-Rechnungsprozess umfasst Eingang, Prüfung, Freigabe, Archivierung und Übergabe. Welche dieser Schritte DigiBasiX heute technisch unterstützt und welche organisatorisch oder über ergänzende Systeme abgebildet werden, legen wir vor Projektbeginn gemeinsam fest. So wissen Sie von Anfang an, was das System übernimmt und was in Ihren Abläufen bleibt.
Ausführliche Informationen zur Lösung finden Sie auf digibasix.de, einen Überblick zur Basis auf unserer Seite zu Dolibarr.
E-Rechnungs-Prozess besprechen
Wir gehen mit Ihnen durch, wie Rechnungen heute bei Ihnen laufen, wo es hakt und welche Schritte sich zuerst lohnen.