Was kostet Dolibarr? Eine ehrliche Aufstellung
Die Software selbst ist quelloffen und lizenzkostenfrei. Aufwand entsteht an anderer Stelle. Wir zeigen, an welcher, und warum wir vor einer Vorprüfung keine Zahl nennen.
Zuletzt aktualisiert am · Herausgeber: Basix IT GmbH
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Lizenzkosten fallen bei Dolibarr nicht an. Alles Übrige ist Arbeit, Betrieb oder Wissen.
Dolibarr steht unter einer quelloffenen Lizenz. Sie zahlen also nicht pro Arbeitsplatz für das Recht, die Software zu nutzen. Das ist ein echter Vorteil, es ersetzt aber keine Kalkulation: Der Aufwand verschiebt sich von der Lizenz zur Einführung und zum Betrieb. Sechs Blöcke bestimmen, wie groß er ausfällt.
Analyse
Aufnahme Ihrer Abläufe, Datenlage und Schnittstellen. Ohne diesen Schritt wird jede spätere Schätzung zur Vermutung.
Konfiguration
Einrichtung von Stammdaten, Nummernkreisen, Rollen, Rechten, Vorlagen und Dokumenten passend zu Ihrem Betrieb.
Migration
Übernahme von Kunden, Artikeln, Preisen und Belegen. Der Aufwand hängt vom Zustand der Altdaten ab, nicht von ihrer Menge allein.
Anpassung
Zusätzliche Felder, Auswertungen oder Schnittstellen, wenn Standardfunktionen einen Ablauf nicht abbilden.
Hosting und Betrieb
Laufender Betrieb in deutschen Rechenzentren der Wortmann/Terra Cloud, mit Aktualisierungen, Monitoring und Sicherungen.
Support und Schulung
Ansprechbarkeit im Alltag sowie Einweisung der Anwender, damit das System auch genutzt wird.
Lizenzkosten: null, und was das wirklich heißt
Der Lizenzposten ist bei Dolibarr die einfachste Zeile der ganzen Rechnung. Er lautet null, unabhängig davon, ob fünf oder zweihundert Menschen mit dem System arbeiten.
Das ist mehr als eine Ersparnis auf dem Papier, weil es die Logik der Kalkulation verändert. Kaufmännische Software wird üblicherweise pro Arbeitsplatz und Monat abgerechnet, oft ergänzt um Modulgebühren. Dieser Betrag wächst mit jedem neuen Mitarbeiter und läuft weiter, solange Sie das System nutzen. Bei einer quelloffenen Lösung entfällt diese Position vollständig, und zwar dauerhaft.
Der Umkehrschluss stimmt allerdings nicht. Aus null Lizenzkosten folgt nicht null Kosten. Der Aufwand verschiebt sich nur, weg von einer monatlichen Gebühr, hin zu Arbeit: einmalig für Einführung und Datenübernahme, laufend für Betrieb, Aktualisierungen und Ansprechbarkeit. Wer das nicht einplant, bezahlt es trotzdem, nur in Arbeitszeit der eigenen Leute.
Wovon der Aufwand abhängt
Ausschlaggebend sind Anzahl und Art der Nutzer, die Zahl der abzubildenden Prozesse, der Zustand der Altdaten, notwendige Schnittstellen zu bestehenden Systemen und die Frage, wie viel Sonderlogik ein Betrieb wirklich braucht.
Zwei Unternehmen gleicher Größe können deshalb sehr unterschiedlich aufwendig sein. Wer trotzdem eine Pauschale nennt, kalkuliert einen Puffer ein oder korrigiert später nach. Beides wollen wir nicht.
Die Posten, die regelmäßig vergessen werden
In den meisten Budgetplänen stehen Einführung und Hosting. Vier andere Positionen tauchen selten auf und entscheiden trotzdem darüber, ob das Projekt trägt.
- Schulung: Das ist die am häufigsten unterschätzte Position. Rechnen Sie pro zentraler Rolle, also Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf und Lager, mit mehreren Stunden echter Einarbeitung, nicht mit einer einmaligen Vorführung. Ein System, das niemand sicher bedient, wird umgangen, und dann liegen die Daten wieder in Tabellen.
- Datenaufbereitung vor der Migration: Dubletten, unvollständige Stammdaten und uneinheitliche Artikelnummern müssen bereinigt werden. Diese Arbeit fällt bei Ihnen im Haus an, weil nur Sie wissen, welcher von zwei Kundendatensätzen der richtige ist.
- Interne Zeit während der Einführung: Abstimmungen, Testläufe und Abnahmen kosten Ihre Leute Arbeitszeit, parallel zum Tagesgeschäft. Das ist der Posten, der in keinem Angebot steht und trotzdem anfällt.
- Der Parallelbetrieb: Zwischen Testlauf und produktivem Start laufen für eine Weile zwei Systeme. Diese Phase ist kurz, aber sie ist Aufwand und gehört eingeplant.
Was eine Vorprüfung klärt
Ein überschaubarer erster Schritt, der die Grundlage für eine belastbare Aussage schafft.
- Welche Abläufe sollen abgebildet werden und in welcher Reihenfolge?
- Welche Daten liegen in welcher Qualität vor und was davon wird übernommen?
- Welche Systeme bleiben bestehen und müssen angebunden werden?
- Wo reicht der Standard und wo ist eine Anpassung nötig?
- Welcher Betriebsumfang passt zu Ihrer Größe?
Am Ende steht ein Umsetzungsvorschlag mit klar abgegrenzten Etappen. Orientierungspreise veröffentlichen wir nach interner Kalkulation.
Wann sich Dolibarr nicht lohnt
Es gibt Fälle, in denen wir abraten. Lieber vorher als nach der dritten Rechnung.
- Sehr kleine Betriebe mit reinem Rechnungsbedarf. Wer unter fünf Mitarbeitern nur Rechnungen schreiben und an die Kanzlei übergeben will, braucht kein modulares System. Der Einführungsaufwand rechnet sich erst, wenn mehrere Bereiche ineinandergreifen.
- Keine Anbindung an vorhandene Systeme möglich. Wenn eine zentrale Fachanwendung keine Schnittstelle hat und nicht abgelöst werden soll, entstehen Doppelerfassungen. Dann verlagert das Projekt Arbeit, statt sie zu sparen.
- Eine passende Branchenlösung ist bereits im Einsatz. Wer eine spezialisierte Software hat, die die Fachprozesse wirklich abbildet, sollte sie behalten. Dolibarr kann daneben stehen, es sollte sie aber nicht ersetzen wollen.
- Der Wunsch ist eine Eins-zu-eins-Kopie des Bisherigen. Wenn jeder gewachsene Sonderweg unverändert übernommen werden soll, wird aus einer Einführung ein Entwicklungsprojekt. Das ist möglich, aber es ist etwas anderes und kostet entsprechend.
Wie wir abrechnen
Nicht jeder Dolibarr-Dienstleister arbeitet so. Damit Sie vergleichen können, hier unser Weg.
Erstgespräch
Kostenlos. Wir klären, ob Dolibarr für Ihren Fall überhaupt in Frage kommt. Wenn nicht, sagen wir das im Erstgespräch und nicht im dritten Termin.
Vorprüfung
Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe und Daten, danach ein schriftlicher Umsetzungsvorschlag mit abgegrenzten Etappen. Umfang und Preis der Vorprüfung stehen vorher fest.
Umsetzung
Auf Grundlage der Vorprüfung, nicht auf Grundlage einer Vermutung. Das Angebot benennt die Etappen einzeln, damit Sie sehen, wofür Sie zahlen, und nicht nur eine Summe.
Betrieb und Support
Laufend abgerechnet, mit dem Leistungsumfang, den wir im Betriebsmodell festhalten. Was enthalten ist und was gesondert berechnet wird, steht dort schriftlich.
Vor der Vorprüfung nennen wir bewusst keine Pauschale, weil zwei Betriebe gleicher Größe sehr unterschiedlich aufwendig sein können. Eine belastbare Zahl bekommen Sie danach, und dann ist es eine Zahl und keine Spanne mit Puffer.
Häufige Fragen zu den Kosten
Ist Dolibarr wirklich kostenlos?
Die Software ist es. Sie steht unter einer quelloffenen Lizenz, es gibt keine Lizenzgebühr und keine Staffelung nach Nutzerzahl. Kosten entstehen für Einführung, Datenübernahme, Anpassung, Schulung und Betrieb. Wer Dolibarr selbst installiert und betreibt, zahlt statt Geld eben Arbeitszeit.
Wird es teurer, wenn mehr Mitarbeiter damit arbeiten?
Nicht bei der Lizenz, die bleibt bei null. Mehr Nutzer können den Betrieb beeinflussen, wenn die Umgebung größer dimensioniert werden muss, und sie erhöhen den Schulungsaufwand. Der klassische Effekt, dass jeder zusätzliche Arbeitsplatz monatlich Geld kostet, entfällt aber.
Was passiert, wenn wir den Dienstleister wechseln wollen?
Dann nehmen Sie das System mit. Dolibarr ist quelloffen, die Daten liegen in Ihrer Datenbank, und wir halten fest, welche Bestände in welcher Form exportierbar sind. Ein Wechsel soll eine Entscheidung bleiben und keine technische Hürde sein.
Bekommen wir einen Festpreis oder eine Schätzung?
Für die Vorprüfung nennen wir vorher einen festen Umfang und Preis. Für die Umsetzung machen wir ein Angebot auf Grundlage dieser Vorprüfung, mit einzeln benannten Etappen. Vor der Vorprüfung nennen wir bewusst keine Zahl, weil sie ohne Kenntnis Ihrer Abläufe nicht belastbar wäre.
Was, wenn unsere Mitarbeiter damit nicht zurechtkommen?
Dann ist meist die Einführung zu kurz gekommen und nicht die Software das Problem. Deshalb ist Schulung bei uns eine eigene Position und kein Anhängsel. Über die Basix-Akademie gibt es Kurse für Anwender und Verantwortliche.
Fallen Kosten für Aktualisierungen an?
Die neuen Programmversionen selbst kosten nichts. Aufwand entsteht durch das Einspielen, das Prüfen in einer Testumgebung und die Kontrolle der Anpassungen. Im betreuten Betrieb ist dieser Aufwand Teil des vereinbarten Umfangs, beim Selbstbetrieb fällt er bei Ihnen an.
Vorprüfung anfragen
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen, welcher Aufwand realistisch dahintersteht, bevor Sie sich festlegen.