„Was kostet Dolibarr?“ ist eine Frage, die im Mittelstand häufig gestellt wird — und auf den meisten Webseiten unbefriedigend beantwortet. Entweder steht dort „Open Source = kostenlos“ (was nur die halbe Wahrheit ist) oder es kommt gar keine Zahl, sondern ein Kontaktformular. Beides hilft niemandem, der eine seriöse Budget-Planung vorbereiten muss.
Diese Seite ordnet die Kosten in die fünf Positionen ein, die in der Praxis bei jedem Dolibarr-Projekt auftauchen: Lizenz, Hosting, Setup, Wartung, Schulung. Anschließend gibt es eine Beispielrechnung für drei typische Betriebsgrößen und einen ehrlichen Abschnitt dazu, wann sich Dolibarr nicht lohnt. Die Zahlen stammen aus eigenen Projekten und Marktbeobachtung — keine Lehrbuch-Werte.
Setup konkret durchrechnen
Welche Setup-Größe passt zu Ihrem Betrieb?
Wir rechnen Ihren Anwendungsfall transparent durch — Lizenz, Hosting in Deutschland, Implementierung, Schulung, laufende Betreuung. Mit Zahlen, nicht mit Pauschalen.
📞 +49 40 3990-20 · ✉ info@basix.de · Formular
Lizenz — die einfachste Position
Dolibarr ist GPLv3-lizenziert. Das bedeutet: 0 € laufende Lizenzkosten, egal ob fünf oder zweihundert Nutzer das System verwenden. Es gibt keine Per-User-Gebühr, keine Modul-Aktivierung gegen Aufpreis, keine Mengenstaffel.
Das ist der größte strukturelle Unterschied zu kommerziellen Alternativen, die im Mittelstand üblich sind:
| Anbieter | Lizenzmodell | Größenordnung |
|---|---|---|
| Lexware Pro / Premium | pro Nutzer pro Monat | ~50-200 €/Monat/Nutzer |
| sevDesk | pro Nutzer pro Monat | ~10-50 €/Monat/Nutzer |
| orgaMAX | pro Nutzer + Modulgebühren | ~25-50 €/Monat/Nutzer + Module |
| Dolibarr | GPLv3 | 0 € |
Über fünf Jahre gerechnet kommt bei einem 20-Mitarbeiter-Betrieb schnell ein fünfstelliger Lizenz-Block zusammen, der bei Dolibarr komplett wegfällt. Das ist der eigentliche Hebel — nicht das „kostenlose Tool“, sondern die strukturelle Verschiebung der Kostenkurve.
Hosting — die laufende Position
Dolibarr läuft auf einem Standard-LAMP-Stack (Linux, Apache/Nginx, MariaDB/MySQL, PHP). Drei Optionen sind in der Praxis sinnvoll:
Shared-Hosting beim deutschen Anbieter — für kleine Setups bis ungefähr 10 Mitarbeiter. Anbieter wie all-inkl.com, Webhostlist oder Hetzner-Shared bieten passende Pakete ab 15-40 €/Monat. Reicht funktional, hat aber Grenzen bei Performance und individueller Server-Konfiguration.
Eigener Server bei deutschem Hoster — für mittelgroße Setups von 20-100 Mitarbeitern. Hetzner Cloud, IONOS, Cloud&Heat oder vergleichbare bieten dedizierte Server oder Cloud-Instanzen ab 50-150 €/Monat. Empfehlenswert ab dem Moment, wo mehrere Nutzer gleichzeitig im System arbeiten oder größere Datenmengen entstehen.
Eigene Infrastruktur — für große Setups oder kritische Anforderungen (z. B. regulierte Branchen, sehr hohe Datenschutz-Anforderungen). Üblich sind 100-400 €/Monat für die Hardware/Cloud zzgl. eigenes IT-Personal, das sich um Betrieb und Sicherheit kümmert.
Hosting-Tipp aus der Praxis: bei deutschen Hostern bleiben — nicht aus politischen Gründen, sondern weil bei DSGVO-Prüfungen und GoBD-Audits der Server-Standort klar dokumentiert sein muss. Ein US-Cloud-Hoster bringt regelmäßig Diskussionen, die niemand braucht.
Setup-Kosten — die einmalige Position
Hier teilen sich die Wege deutlich:
Self-Installation durch IT-affinen Mitarbeiter — 0 € Direktkosten, aber 20-80 Stunden Zeitaufwand für eine produktiv nutzbare deutsche Einrichtung. Das ist machbar, wenn jemand im Haus mit Linux-Servern und PHP-Anwendungen vertraut ist. Realistisch wird das selten — die meisten Mittelständler haben kein internes IT-Team, das nebenbei ein ERP-System aufsetzt.
Setup durch IT-Dienstleister — typischerweise 3.000-12.000 € einmalig für eine vollständige deutsche Einrichtung. Darin enthalten sind üblicherweise:
- Server-Aufsetzung und Härtung (TLS, Backup-Konfiguration, Monitoring)
- Dolibarr-Installation und DACH-Lokalisierung (Konten-Rahmen SKR03/SKR04, Steuersätze, Belege)
- DATEV-Bridge oder DATEV-Export-Konfiguration
- E-Rechnungs-Module (XRechnung, ZUGFeRD) für 2025+
- Mandanten- und Rollen-Konfiguration, Benutzeranlage
- Initiale Stammdaten-Übernahme (Kunden, Lieferanten, Artikel)
Migration aus Bestandssystem — zusätzlich 1.500-6.000 € abhängig von Datenmenge und Komplexität. Die Standardfälle (Lexware, sevDesk, orgaMAX) sind etabliert, weil die Export-Formate dieser Systeme bekannt sind. Schwieriger und teurer wird es bei alten Eigenentwicklungen oder exotischen Branchenlösungen.
Wartung — die laufende Position
Ein produktives ERP-System will gepflegt werden. Auch hier zwei Wege:
Self-Wartung — 0 € Direktkosten, aber realistisch 4-8 Stunden pro Monat für Updates, Backup-Kontrolle, Security-Patches, kleinere Anpassungen. Bei einem IT-affinen Mitarbeiter im Haus machbar — bei zwei Wochen Urlaub im Sommer wird es heikel.
Wartungs-Vertrag mit IT-Dienstleister — typisch 200-800 €/Monat je nach Service-Level. Im Vertrag enthalten sind üblicherweise:
- Backup-Monitoring (täglich + wöchentlich)
- Update-Management (Dolibarr-Core und Module, Server-Patches)
- Security-Patches und CVE-Monitoring
- Anwender-Support mit definierter Reaktionszeit
- Kleinere Anpassungen im Rahmen eines Monatsbudgets
Die Bandbreite erklärt sich über die Reaktionszeit: 24h-Reaktion ist günstiger als 4h-Reaktion, Service nur Werktags günstiger als 24/7.
Schulung — die unterschätzte Position
Das ist die Position, die in den meisten Budget-Plänen zu kurz kommt. Pro Mitarbeiter mit zentraler Rolle (Buchhaltung, Vertrieb, Lager, Einkauf) sind 4-12 Stunden Einarbeitung realistisch — je nach Rolle und Vorerfahrung.
Marktpreis für externe ERP-Schulung: 80-150 €/Stunde pro Trainer. Inhouse-Schulung ist günstiger als Reise-Einsatz, Gruppen-Schulung günstiger als Einzelcoaching.
Alternative: E-Learning-Module mit deutschen Workflows. Wir bauen für DigiBasiX gerade eine Schulungsplattform auf, die typische KMU-Workflows in kurzen Video-Lektionen aufschlüsselt — das reduziert die Live-Trainer-Stunden auf das, was wirklich individuell ist.
Beispielrechnung für drei Betriebsgrößen
Konkrete Spannen, keine geglätteten Durchschnitte. Die untere Grenze gilt bei wenig Anpassungs-Bedarf und Standard-Workflows, die obere bei komplexer Migration und individueller Anpassung.
| Setup-Größe | Setup (einmal) | Hosting (Monat) | Wartung (Monat) | Schulung (einmal) | Gesamt Jahr 1 | Folgejahre |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kleines KMU 5-15 MA | 3.000-5.000 € | 30-50 € | 200-300 € | 800-1.500 € | 7.000-10.000 € | 2.800-4.200 € |
| Mittleres KMU 20-50 MA | 6.000-10.000 € | 60-120 € | 400-600 € | 2.500-5.000 € | 14.000-22.000 € | 5.600-8.400 € |
| Größeres KMU 50-200 MA | 10.000-25.000 € | 100-400 € | 600-1.500 € | 5.000-15.000 € | 23.000-60.000 € | 8.500-23.000 € |
Zum Vergleich: Lexware Pro oder orgaMAX kosten für 20-Mitarbeiter-Betriebe typisch 8.000-15.000 € pro Jahr dauerhaft (Lizenzen + Module + Support). Der Knackpunkt ist „dauerhaft“ — bei Dolibarr fällt der größere Block einmalig im ersten Jahr an, danach läuft es deutlich günstiger weiter.
Über fünf Jahre gerechnet liegt der mittlere KMU-Fall bei Dolibarr typisch bei 36.000-55.000 € Gesamtkosten, beim Lexware/orgaMAX-Vergleich bei 40.000-75.000 €. Die Spanne überlappt — aber Dolibarr hat die offene Skalierbarkeit, die kommerziellen Systeme nicht.
Wann sich Dolibarr nicht lohnt
Ehrlich gemacht — vier Konstellationen, in denen wir abraten:
Sehr kleine Betriebe unter 5 Mitarbeitern mit reinem Rechnungs-Bedarf. Wer nur Angebote schreiben, Rechnungen stellen und ans Steuerbüro übergeben will, ist mit Lexoffice oder dem sevDesk-Einsteiger-Tarif schneller am Ziel. Die Setup-Kosten von Dolibarr amortisieren sich erst, wenn mehrere Module ineinandergreifen.
Kein IT-Dienstleister UND keine eigene IT-Affinität. Dolibarr ist Open Source — das heißt, der Betrieb ist Ihre Verantwortung (oder die Ihres Dienstleisters). Wer keine technische Ansprechperson hat und auch keine möchte, ist mit einer Cloud-Lösung besser bedient, bei der der Anbieter den Betrieb übernimmt.
Spezielle Branchen mit hochintegrierten Spezial-Systemen. Wenn die zentrale Software bereits eine spezialisierte Branchenlösung ist (z. B. eine Maklersoftware mit SAP-Anbindung, ein Produktions-MES mit eigener Buchhaltung), bringt eine zusätzliche Dolibarr-Schicht eher Komplexität als Nutzen.
Wer Lizenz-Kosten nicht als Hebel sieht. Bei flacher Nutzerzahl und überschaubaren Workflows ist der Lizenz-Vorteil von Dolibarr klein. Wenn die kommerzielle Alternative gut passt und niemand sonst betroffen ist, lohnt der Wechsel-Aufwand möglicherweise nicht.
Das sind keine Verkaufs-Disqualifikationen, sondern Erfahrungswerte. Wir haben in jeder dieser Konstellationen schon abgesagt — und es ist für beide Seiten besser so.
Wie Basix IT abrechnet
Damit die Zahlen oben nicht im luftleeren Raum stehen, hier kurz, wie wir konkret arbeiten:
- Erstgespräch: kostenlos, ca. 60 Minuten — wir schauen, ob Dolibarr für Ihren Fall passt
- Audit + Setup-Konzept: 1.500-3.000 € Festpreis — Bestandsaufnahme, Workflow-Analyse, schriftliches Konzept mit konkretem Setup-Vorschlag
- Setup-Umsetzung: nach Aufwand, mit Festpreis-Angebot nach Audit — keine Open-End-Stundenfalle
- Laufender Service: monatlicher Wartungs-Vertrag, jederzeit zum Monatsende kündbar
- Open-Book: was wir machen, ist im Wartungs-Ticket-System für den Kunden sichtbar — keine Black Box
Das ist nicht der einzig richtige Weg — andere Dolibarr-Partner arbeiten anders, manche mit reinem Stunden-Modell, manche mit Pauschalen. Wichtig ist nur, dass Sie vor Vertragsschluss wissen, was Sie bekommen und was nicht.
Häufige Fragen
Ist Dolibarr wirklich komplett kostenlos? Die Software-Lizenz ist GPLv3 und kostenlos — für immer, ohne Per-User-Gebühr, ohne Modul-Aufpreise. Der Betrieb (Hosting, Wartung, Schulung) kostet wie bei jedem ernsthaft genutzten ERP-System Geld. Niemand sollte „kostenlos“ mit „gratis im Gesamtbetrieb“ verwechseln.
Gibt es Mengenrabatt bei mehr Nutzern? Bei uns nicht — wir berechnen nach Aufwand, nicht nach Nutzern. Indirekt schon: größere Setups haben relativ niedrigere Pro-Mitarbeiter-Kosten, weil sich der Setup-Aufwand auf mehr Personen verteilt. Aber es gibt keine versteckte Nutzer-Lizenz, die teurer wird.
Was passiert, wenn wir später den Dienstleister wechseln wollen? Open Source heißt: Sie behalten den Code, die Daten und alle Anpassungen. Ein Wechsel zu einem anderen Dolibarr-Partner ist technisch jederzeit machbar — die Datenbank ist standardisierte MariaDB/MySQL, die Konfiguration ist dokumentiert. Wir geben bei einem Wechsel die Server-Zugänge und Doku heraus, ohne Drama.
Sind die Setup-Kosten realistische Festpreise? Nach dem Audit-Gespräch geben wir Festpreis-Angebote — keine Stundenfalle. Wenn sich während der Umsetzung Zusatz-Anforderungen ergeben (was vorkommt), besprechen wir die separat mit eigenem Festpreis, bevor wir Arbeit reinstecken. Surprise-Rechnungen am Projektende gibt es bei uns nicht.
Was, wenn die Mitarbeiter mit dem System nicht klarkommen? Realistisch ist: jedes ERP-System hat eine Einarbeitungs-Kurve, auch die einfacheren. Wir bauen Schulungs-Zeit fest ins Setup-Konzept ein, und der Wartungs-Vertrag enthält Anwender-Support. Wenn nach drei Monaten klar ist, dass es trotzdem nicht passt, ist das selten und meist ein Zeichen, dass der Workflow-Analyse-Teil im Audit zu kurz kam.
Nächster Schritt
Wenn Sie eine konkrete Kostenrechnung für Ihren Fall brauchen, vereinbaren Sie ein Audit-Gespräch. Wir gehen Ihre aktuelle Situation durch (heutiges System, Mitarbeiter-Zahl, kritische Workflows, Wachstumsplan), und geben Ihnen anschließend eine schriftliche Einschätzung mit Setup-Spanne und laufenden Kosten. Kein Verkaufsdruck — wenn Dolibarr nicht passt, sagen wir das auch.
Verwandt im Dolibarr-Sub-Tree: Dolibarr ERP/CRM, Dolibarr Lagerverwaltung, Dolibarr für Handwerker, Dolibarr-Glossar